Lo Smart Working come risorsa e opportunità, oltre l’emergenza sanitaria

Lo smart working è un modello organizzativo che interviene nel rapporto tra dipendente e datore di lavoro.

Il datore di lavoro garantisce autonomia in fatto di orario, modo di lavorare, luogo di lavoro. Il lavoratore, a fronte di questo, garantisce il raggiungimento dei risultati.

Lo smart working, per alcuni ambiti organizzativi e per determinate attività, può rappresentare non solo una modalità lavorativa ordinaria ma una opportunità per l’Ente di razionalizzazione delle proprie sedi, maggiore digitalizzazione dei servizi resi, riorganizzazione di alcuni processi, incremento del benessere organizzativo e diminuzione dell’impatto ambientale degli spostamenti casa – lavoro.

Il Comune di Rimini, al fine di verificare le condizioni per l’applicazione dello smart working e definire dei piani di fattibilità per l’attivazione, nonché, per accrescere la consapevolezza sulle opportunità che derivano dal lavoro “agile”, ha realizzato il progetto SMART_Rimini.

Come è nato il progetto SMART_Rimini

• La sollecitazione è arrivata della Regione Emilia-Romagna con un bando sullo smart working collegato all’esperienza del progetto VeLa Emilia-Romagna Smart Working che è stata colta come l’opportunità di approfondire l’istituto e di valutare le applicazioni concrete nell’ente;
• La realtà causata dall’emergenza Codiv-19 ha imposto di trovare delle soluzioni alternative al lavoro statico in ufficio e in presenza;
• Il modello organizzativo con cui si è entrati nel periodo pandemico non era in grado di rispondere pienamente ai bisogni emersi a causa dell’emergenza. Essi erano già latenti nella comunità di riferimento: digitalizzazione dei servizi, accesso al servizio h 24, riduzione dei tempi di attesa, necessità di avere spazi comuni nell’ambito del proprio quartiere, ecc., e si sono manifestati con dirompenza a partire dalle prime chiusure delle strutture pubbliche.

Obiettivi e risultati attesi dalla realizzazione del progetto

Gli obiettivi che l’Amministrazione si è posta con lo svolgimento dell’attività lavorativa in modalità agile erano:  

1. Reingegnerizzazione dei processi:  

- una nuova architettura dell’organizzazione del lavoro che va ad impattare nei rapporti interpersonali tra i dipendenti per raggiungere un buon livello di customer satisfaction da parte dell’utente finale. Lo smart working come leva per cambiare il proprio approccio interno ed esterno. 

2. Benessere lavorativo:  

- diminuzione dello stress generato dalla difficile conciliazione dei tempi di vita e lavoro

- maggiore autonomia e flessibilità dei tempi e degli spazi

- instaurazione di un rapporto fiduciario con il proprio responsabile

- riduzione delle assenze lavorative

- riduzione degli spostamenti verso le sedi di lavoro e l’inquinamento atmosferico, e permetterebbe di ammortizzare i costi  

3. Nuove metodiche e nuove tecnologie:  

- la formazione è la fondamentale alleata  

- ripensare al modello di leadership sia di gruppo che di se stessi

- valorizzare il lavoro per obiettivi condivisi e condivisibili  

- conservare i diritti e i doveri del lavoratore dipendente all’interno di un sistema digitale  

4. Customer satisfaction:  

- servizi al cittadino più flessibili, efficaci ed efficienti.  

L’Amministrazione ha avviato da alcuni anni sperimentazioni e servizi on line al cittadino. Il progetto attuale consente di accelerare tale processo di ammodernamento in quanto permette la rimozione di ostacoli non solamente fisici ma anche culturali e organizzativi favorendo l’estensione di modalità standardizzate e in vari settori dell’Amministrazione. A partire dal 26 aprile 2021 è on line la nuova versione del sito web dell'Amministrazione, pensato come hub di erogazione dei servizi ai cittadini.

Le azioni intraprese

1. Gruppo di lavoro: istituzione di un team di figure professionali interne che hanno lavorato sugli aspetti dell’organizzazione;
2. Analisi di contesto: completamento e aggiornamento dell’analisi di contesto anche con l’attivazione di un questionario tra i dipendenti;
3. Monitoraggio: individuazione modalità di monitoraggio che consentiranno di verificare lo stato avanzamento e andamento della sperimentazione, e la proposta di un sistema di monitoraggio per l’ampliamento triennale della raccolta dati tramite fissazione di specifici indicatori;
4. Disciplina: approvazione del Regolamento per la disciplina del lavoro agile nel Comune di Rimini;
5. Formazione: diversi percorsi che permettano l’acquisizione di un approccio funzionale, integrati anche con la sicurezza sui luoghi di lavoro,la sicurezza informatica e il GDPR;
6. Tecnologia: acquisto di strumentazioni e licenze, migrazione di alcuni sistemi, potenziamento di alcuni servizi rivolti al cittadino, adeguamento delle infrastrutture di sicurezza per il consolidamento delle interazioni con i servizi coinvolti; 
7. Riprogettazione degli spazi: analisi degli spazi a disposizione per progettarli e ripensarli come spazi da condividere e adibire a coworking;
8. Comunicazione: promozione, sensibilizzazione e individuazione delle modalità e strumenti efficaci all’attività di comunicazione rispetto ai diversi target coinvolti.  

I partecipanti al progetto

•     Il Direttore Generale
•     Il gruppo di coordinamento di alcuni Dirigenti interni all’ente
•     Il Leading Group
•     I Formatori esterni
•     I dipendenti
•     I Sindacati
•     La Giunta  

I tempi di realizzazione  

Il Regolamento per la disciplina del lavoro agile nel Comune di Rimini

L’obiettivo base del Regolamento è migliorare la produttività consentendo la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro del personale.  

Il provvedimento rappresenta il primo passo per l’introduzione in maniera strutturata dello smartworking nel Comune di Rimini, delineando la cornice normativa all’interno della quale riorganizzare il lavoro quando sarà terminata la fase di emergenza sanitaria.

Il Nuovo regolamento, che ha superato il precedente sul telelavoro e contiene le seguenti novità:

• è presente una definizione di lavoro agile: prestazione sia all’interno che all’esterno, senza una postazione fissa, con flessibilità di orario;
• la possibilità di lavorare tramite la fissazione di obiettivi individuali;
• sono previsti specifici requisiti di accesso;
• elencazione aprioristica delle attività escluse dal lavoro agile.

Per ogni approfondimento sul Regolamento si veda il testo qui 

Il progetto in pillole

Video del progetto